1. Rekisterinpitäjä
Chiflow Sound & Music Oy
Y-tunnus: 1006415-5
Mesikkäkatu 7
15610 Lahti
p. 040 5499577
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö
Elise Punkanen
elise@nyanssi.net
3. Rekisterin nimi
Työnohjaus- ja koulutuspalveluiden asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisteriä käytetään terapia-, työnohjaus- ja koulutuspalveluiden hoitamiseen, asiakasyhteydenpitoon.
5. Rekisterin tietosisältö
- etunimi ja sukunimi
- työnantaja/työnohjauksen/koulutuksen tilaaja
- työnohjauksen ja/tai koulutuksen tilaajan/työnantajan lähiosoite, postinumero ja postitoimipaikka (rekisteriin ei kerätä mahdollisesti salattua osoite- tai muuta yhteystietoa, tiedonantaja vastaa tiedon vaatimuksen mukaisuudesta) sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
- työnohjauksen/koulutuksen tilaajan laskutustiedot
- koulutuspaikan vahvistuksissa henkilötunnus/ y-tunnus
Asiakkuuden johdosta rekisteriin mahdollisesti merkittävät tiedot:
- tehdyt ostot; ostettu palvelu, hankinnan loppusumma
- asiakkuuden kehittämistä varten kerätyt tiedot
- mahdolliset tiedot asiakasta kiinnostavista rekisterinpitäjän palveluista ja tuotteista
- muut asiakkaan omasta aloitteesta annetut tiedot
Asiakkaan ilmoituksesta rekisteriin mahdollisesti merkittävät tiedot:
- suoramarkkinointikielto
- kielto lähettää markkinointikyselyjä
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaan perustiedot kerätään asiakkaan kanssa tehtävästä sopimuksesta ja asiakassuhteen aikana rekisterinpitäjälle tekemistä ilmoituksista, rekisterinpitäjän palveluiden käytön yhteydessä tai rekisteröidyn suostumuksesta keräämällä.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Rekisteristä luovutetaan tietoja kulloinkin voimassa olevan lain mukaan viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa. Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta tietoja voidaan siirtää tai ne voidaan kerätä suoraan rekisterinpitäjän sopimuskumppaneille. Tällöin tietojenkäsittelyä koskevat velvollisuudet on järjestetty osapuolten välisin sopimuksin. Tietoja voidaan siirtää käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta tietosuoja-asetuksen ja sovellettavan lainsäädännön sallimissa rajoissa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mikäli tietoja siirretään, käytetään lain vaatimia turvatoimenpiteitä. Lisäksi tietoja voidaan käyttää tai luovuttaa, mikäli se on tarpeen lain, säädöksen tai laillisen pyynnön johdosta sekä oikeusvaateilta puolustautumista varten.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Ainoastaan määrätyillä rekisterinpitäjien ja niiden toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää kanta-asiakasrekisteriä rekisterinpitäjän myöntämän käyttöoikeuden perusteella. ATK-pohjainen järjestelmä on suojattu ulkoapäin palomuurisuojauksin ja muin teknisin turvatoimenpitein. Tietojärjestelmä on suojattu ja sinne pääsevät vain nimetyt käyttäjät henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Käyttäjiä koskee vaitiolovelvollisuus. Tiedot poistetaan asiakkuuden päättymisen jälkeen. Henkilötietoja ei säilytetä pääsääntöisesti manuaalisissa rekistereissä. Hakemukset ja muut manuaalisesti käsiteltävät asiakastietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa.
9. Rekisteröidyn tarkastusoikeus
Asiakkaalla on oikeus pyytää tarkistettavaksi, korjattavaksi tai poistettavaksi tietonsa Chiflow Sound & Music Oy:n työnohjaus- ja koulutuspalveluiden asiakasrekisteristä. Pyynnön voi tehdä kirjallisella ja allekirjoitetulla pyynnöllä, joka asiakkaan tulee toimittaa rekisteriasioita käsittelevälle yhteyshenkilölle kirjeitse tai sähköpostitse. Tarkastuspyynnössä on ilmoitettava tiedustelijan henkilöllisyys sekä osoite. Jos asiakas kieltää lähettämästä markkinointiviestintää, asiakkaalle voidaan silti lähettää tietoa koskien asiointeja ja asiakkuutta. Tietojen antaminen voi tietyissä tilanteissa olla palvelun käyttöönoton tai käyttämisen edellytys.